Працівника направили у відрядження. Які документи необхідні для цього? Як проводиться оплата під час знаходження працівника у відрядженні, на який строк можуть його відправити і які гарантії на нього поширюються?
Для початку з’ясуємо, що є службовим відрядженням, яке воно має визначення. Для виконання якогось певного доручення керівник підприємства, установи, організації може направити свого працівника до іншого населеного пункту і на певний строк. Отже, службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднання, установи, організації (далі – підприємство), на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
Наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року N 59 затверджена Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон (із змінами та доповненнями). Нею встановлено певні вимоги для працівника, якого направили у відрядження. Підставою для поїздки у відрядження є розпорядження керівника підприємства.
Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження.
Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів.
Реєстрацію працівника, який вибуває у відрядження проводять у спеціальному журналі. Працівникові який вибуває у відрядження в обов’язковому порядку видається аванс у розмірах встановлених нормативно-правовими актами про службові відрядження. Ці грошові кошти можуть видаватися готівкою або перераховуватись у безготівковій формі на відповідний рахунок із застосуванням платіжних карток.
Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), норми яких встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663 “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон”.
Для працівників підприємств, установ і організацій всіх форм власності (крім державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів) граничні норми добових витрат. Якщо до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування, для відряджень у межах України – 25 гривень. За умови одноразового харчування включеного до вартості проживання в готелях, добові виплачуються в розмірі 20 гривень, дворазового-15 гривень, триразового 10 гривень.
Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем повернення – прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.
Слід враховувати, що на працівника, який виїхав у відрядження, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. І якщо працівник не використав дні відпочинку передбачені режимом роботи цього підприємства, йому інші дні відпочинку після повернення не надаються. Але, якщо працівник розпорядженням (наказом) відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.
Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку.
Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин.
За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі.
Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.
Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.
Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.
За кожний день (включаючи день від’їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах граничних норм, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663.
Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.
При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.
Якщо відсутні відмітки в посвідченні про відрядження, то добові не виплачуються.
За наявності документів, що підтверджують факт отримання побутових послуг при найманні житлового приміщення (в оригіналі), підприємство відшкодовує ці витрати відрядженим працівникам (крім витрат на телефонні переговори).
Аванс на відрядження працівникові видається перед від’їздом у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання жилого приміщення і добові. Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку. Разом із звітом подаються посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, і документи в оригіналі, що підтверджують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат.
Після повернення з відрядження, працівникові відшкодовуються витрати лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо.
Якщо такі витрати не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), вони працівникові не відшкодовуються.
